Политика за поверителност

Администратор сме за данните, които са нужни, за да ползвате услугата: вашият акаунт (име, имейл, роля), данните за абонамента и плащанията, кореспонденцията с нас и техническите записи за сигурност.

Обработващ сме за данните, които фирмите и счетоводителите въвеждат в платформата: фактури, банкови движения, каса, склад, служители, заплати и отсъствия. За тях администратор е съответната фирма (работодателят) или счетоводната кантора, а ние ги обработваме само по нейни указания и според договора за обработване на данни в Общите условия. Ако сте служител на фирма, клиент на Synqrax, и имате въпрос за заплатата или болничните си, обърнете се първо към работодателя си — ние ще му съдействаме.

• Акаунт: име, имейл, роля, фирма/кантора, към която принадлежите, отдел; паролата се пази само в криптиран (хеширан) вид.
• Абонамент: лице за контакт, телефон, имейл за фактуриране, план, плащания и бележки на поддръжката.
• Счетоводни документи: фактури, проформи, кредитни и дебитни известия, банкови движения и касови записи — с имената и данните на контрагентите в тях (вкл. физически лица, ако има такива).
• Данни за служители (модул „Заплати“): име, ЕГН, длъжност, договор, възнаграждение, осигуровки, данъци, отпуски и болнични. Болничните са данни за здравето (специална категория по чл. 9 от GDPR) — обработват се единствено за изпълнение на задълженията на работодателя по трудовото и осигурителното право. ЕГН се показва маскирано в екраните.
• Технически данни: IP адрес, вид браузър, час на вход, записи за грешки и дневник на действията на администраторите (кой, кога, какво е променил).

• Предоставяне на услугата по договора с вас — чл. 6, ал. 1, б. „б“ от GDPR.
• Счетоводни и данъчни задължения за нашите собствени фактури и плащания — чл. 6, ал. 1, б. „в“.
• Сигурност и предотвратяване на злоупотреби (технически записи, дневник на действията) — законен интерес, чл. 6, ал. 1, б. „е“.
• Данните на клиентите ни (документи, служители, заплати) — по указание на фирмата-администратор, на нейното правно основание (обикновено чл. 6, ал. 1, б. „б“ и „в“ и чл. 9, ал. 2, б. „б“ от GDPR).

Не продаваме данни. Документите, заплатите и останалите данни на фирмите не се използват за реклама, статистика или обучение на изкуствен интелект.

Когато качите фактура или друг документ и използвате автоматичното разчитане, файлът се изпраща към доставчик на услуга за изкуствен интелект (AI), който връща разчетените полета (доставчик, номер, дата, суми, ДДС). Резултатът е само предложение — вие или счетоводителят го проверявате и потвърждавате. Не се вземат решения с правни последици единствено въз основа на автоматична обработка (чл. 22 от GDPR). Доставчикът е обвързан с договор, който забранява използването на документите за обучение на модели или за каквато и да е друга цел, и ги обработва само за да върне резултата.

Данните се обработват от доверени доставчици на технически услуги — хостинг и база данни, изпращане на системни имейли, автоматично разчитане на документи (AI) и имейл кореспонденция. Всеки от тях е обвързан с договор за обработване на данни, получава само необходимото и не може да ги използва за свои цели.

Базата данни и файловете се съхраняват в Европейския съюз. Когато доставчик може да има достъп от държава извън ЕС, прехвърлянето е защитено с Рамката за защита на данните ЕС–САЩ и/или стандартни договорни клаузи на Европейската комисия. Предоставяме данни на държавни органи (напр. НАП, съд) само когато това е задължително по закон.

• Акаунт и абонамент — докато трае абонаментът; след това до 5 години (общ давностен срок), а нашите фактури и плащания — 10 години по Закона за счетоводството.
• Данни на клиентите — докато трае абонаментът. След прекратяване имате 30 дни да изтеглите всичко (експорт), а до 90 дни данните се изтриват от системата. Резервните копия се презаписват автоматично на всеки 7 дни.
• Важно за фирмите: законовите срокове за съхранение на счетоводни регистри (10 години) и ведомости за заплати (50 години) са задължение на самата фирма. Платформата не е архив за тези срокове — изтеглете данните си преди края на абонамента.
• Технически записи — до 12 месеца; дневникът на действията на администраторите — докато трае абонаментът и до 5 години след това.

• Всяка връзка към сайта е криптирана (HTTPS).
• Данните на всяка фирма са изолирани: потребител вижда само своята фирма, а счетоводителят — само своите клиенти.
• Права по роли, маскиране на ЕГН, дневник на действията, редовни резервни копия.
• Спрян или прекратен абонат губи достъп до данните автоматично.

Необходими. В паметта на браузъра пазим технически необходимото: вход в системата, работно копие на данните ви за по-бърза и непрекъсната работа и избора на светла/тъмна тема. За тях не е нужно съгласие. При работа на споделен компютър препоръчваме след изход да изтриете данните на сайта от настройките на браузъра.

Статистика и маркетинг. Можем да използваме инструменти за статистика на посещенията, които не поставят бисквитки и не разпознават отделни хора. Бисквитки и инструменти за проследяване с цел анализ или реклама използваме само след като дадете съгласие чрез банер на сайта, и можете да го оттеглите по всяко време толкова лесно, колкото сте го дали. Такива инструменти не се използват в екраните с документи и данни на фирмите.

Имате право на достъп до данните си, на поправка, на изтриване, на ограничаване на обработването, на преносимост (да получите данните си в машинно четим вид) и на възражение. Пишете ни на contact@synqrax.com — отговаряме до 1 месец. Ако данните ви са въведени от фирма (работодател, клиент на счетоводител), препращаме искането към нея и ѝ съдействаме.

Имате право да подадете жалба до Комисия за защита на личните данни (КЗЛД), бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, София 1592, www.cpdp.bg.

При нарушение на сигурността на данните уведомяваме засегнатите фирми без излишно забавяне, а когато ние сме администратор — и КЗЛД до 72 часа, както изисква чл. 33 от GDPR.

При съществена промяна на тази политика ще ви уведомим в платформата и ще ви помолим да я приемете отново при следващия вход.