Общи условия и договор за обработване на данни

• Абонат — счетоводна кантора или фирма с вътрешно счетоводство, сключила абонамент.
• Клиентска фирма — фирма, чиито документи счетоводна кантора обработва в платформата.
• Потребител — физическо лице с достъп от името на абонат или клиентска фирма (счетоводител, управител, служител).
• Данни на абоната — всички документи и данни, въведени в платформата от абоната, клиентските фирми и техните потребители.

Synqrax е онлайн платформа за обмен и обработка на счетоводни документи: качване и автоматично разчитане на фактури, издаване на фактури, банково равнение, каса, склад, заплати и експорт към счетоводни програми и към НАП.

Synqrax е инструмент, а не счетоводна услуга. Отговорността за счетоводните записвания, декларациите и подаването им остава на счетоводителя и на фирмата. Автоматично разчетените данни са предложение и трябва да се проверят.

Докато платформата е в бета тест, функциите могат да се променят и не гарантираме определено ниво на непрекъсната работа.

• Достъп се дава с покана. Абонатът отговаря за това кого кани и какви права му дава.
• Паролата е лична. При съмнение за чужд достъп сменете я и ни пишете веднага.
• Поддръжката на Synqrax може да влезе в акаунт само за отстраняване на проблем по искане на абоната; всяко такова влизане се записва в дневника на действията.

• Цените на плановете са публикувани в платформата или се договарят индивидуално. Плащането е месечно или годишно, предварително.
• Новите абонати получават пробен период от 30 дни.
• При неплащане достъпът продължава още 7 дни, след което се спира автоматично. Данните не се изтриват при спиране и достъпът се възстановява след плащане.
• Synqrax може да промени цените с предизвестие от 30 дни. Промяната важи от следващия платен период.

Данните на абоната принадлежат на абоната и на клиентските му фирми. Synqrax ги използва само за да предоставя услугата. Абонатът може по всяко време да изтегли данните си, включително във форматите за счетоводни програми и за НАП.

• Да въвежда данни, които има право да обработва, и да информира служителите и контрагентите си за обработването, когато законът го изисква.
• Да не използва платформата за незаконни цели и да не се опитва да достъпва чужди данни.
• Да пази законовите срокове за съхранение на своите счетоводни документи и ведомости, като изтегля данните си преди края на абонамента.

Synqrax полага дължимата грижа за непрекъсната и сигурна работа. Synqrax не отговаря за пропуснати ползи и за вреди от неправилно въведени или непроверени данни, от действия на потребители на абоната или от прекъсвания извън негов контрол. Общата отговорност на Synqrax към абонат е ограничена до сумата, платена от него за последните 12 месеца, освен при умисъл или груба небрежност.

Платформата, нейният код и дизайн са собственост на Synqrax. Абонатът получава право да я ползва за времето на абонамента.

• Абонатът може да прекрати абонамента по всяко време, като той остава активен до края на платения период.
• Synqrax може да прекрати достъпа при сериозно нарушение на тези условия, след писмено предупреждение, освен ако нарушението застрашава сигурността на други абонати.
• След прекратяване данните остават достъпни за изтегляне 30 дни и се изтриват до 90 дни (вижте раздел 12).

При съществена промяна уведомяваме абонатите поне 30 дни предварително. Новата версия се приема при следващия вход в платформата.

Прилага се българското право. Споровете се решават по споразумение, а при непостигане — от компетентния български съд. Обработването на лични данни е описано в Политиката за поверителност.

12.1. Страни и роли. Абонатът (и чрез него — клиентските фирми) е администратор на данните, които въвежда в платформата. Synqrax е обработващ.

12.2. Предмет и срок. Обработването е за предоставяне на услугата по тези условия, за срока на абонамента и до изтриването на данните по т. 12.9.

12.3. Естество и цел. Съхранение, автоматично разчитане, структуриране, изчисления (ДДС, заплати, осигуровки), търсене, експорт и предаване по указание на абоната.

12.4. Видове данни и субекти. Контрагенти и лица за контакт (имена, адреси, ЕИК/ЕГН, банкови сметки в документи); служители на абоната и на клиентските фирми (имена, ЕГН, договор, възнаграждение, осигуровки, отпуски и болнични — данни за здравето); потребители на платформата (име, имейл, роля).

12.5. Указания. Synqrax обработва данните само по документирани указания на абоната — тези условия и действията на потребителите му в платформата — освен когато правото на ЕС или на България изисква друго; в такъв случай Synqrax уведомява абоната, освен ако законът го забранява.

12.6. Поверителност и сигурност. Лицата с достъп до данните са задължени да пазят поверителност. Synqrax прилага технически и организационни мерки по чл. 32 от GDPR, сред които: криптирана връзка, изолация на данните на всеки абонат в базата, права по роли, маскиране на ЕГН, дневник на действията, ежедневни резервни копия, съхранение на базата в ЕС.

12.7. Подизпълнители. Абонатът дава общо разрешение Synqrax да използва подизпълнители за хостинг и база данни, изпращане на имейли, автоматично разчитане на документи (AI) и имейл кореспонденция. Актуалният списък се предоставя на абоната при поискване. Synqrax уведомява абонатите поне 30 дни преди добавяне или смяна на подизпълнител; абонатът може да възрази и, ако възражението не бъде решено, да прекрати абонамента без неустойка. Synqrax налага на подизпълнителите същите задължения за защита на данните и отговаря за тях.

12.8. Съдействие. Synqrax съдейства на абоната с технически мерки, доколкото е възможно, при искания на субекти на данни (достъп, поправка, изтриване, преносимост), при оценки на въздействието и консултации с КЗЛД. При нарушение на сигурността Synqrax уведомява абоната без излишно забавяне и не по-късно от 48 часа след като е узнал, с наличната информация по чл. 33, ал. 3 от GDPR.

12.9. Връщане и изтриване. След края на абонамента абонатът може да изтегли всички данни в 30-дневен срок. Synqrax изтрива данните до 90 дни след края на абонамента, освен когато законът изисква съхранение; резервните копия се презаписват в рамките на 7 дни.

12.10. Проверки. Synqrax предоставя на абоната информацията, нужна да докаже спазването на чл. 28, и позволява одити от абоната или упълномощен от него одитор с разумно предизвестие, в работно време и без достъп до данни на други абонати.